Berliner Standards für PowerPoint - Barrierefreies PowerPoint-Dokument erstellen

• Vorlagen
  Verwenden Sie die von der Senatskanzlei Berlin vorgegebenen Vorlagen oder bei Eigenerstellung die von PowerPoint bereitgestellten Folienlayouts.
• Folientitel
  Erstellen Sie den Folientitel mit dem vorgegebenen Platzhalter und nicht mit einer einfachen Textbox.
• Keine selbstgebastelten Listen
  Um Listen zu erstellen, benutzen Sie die Aufzählungszeichen und Nummerierungen von PowerPoint. Vermeiden Sie römische Zahlen.
• Gliederungsansicht
  Kontrollieren Sie, dass alle Ihre Inhalte in der Gliederungsansicht zu sehen sind.
• Lesereihenfolge ist korrekt
  Überprüfen Sie die Lesereihenfolge der Folien und der Elemente auf der Folie. (Bis Version 2016: Start > Anordnen > Auswahlbereich – Reihenfolge ist von unten nach oben)
• Seitenzahlen
  Benutzen Sie Seitenzahlen im Format x von y ab einer zweistelligen Folienanzahl.

• Lesefreundliche Schrift
  Benutzen Sie die serifenlose Schrift Berlin Type Office, aber auch Calibri, Arial oder Verdana ist zulässig.
• Schriftgrößen
  Benutzen Sie eine Schriftgröße von 24-28 Pt, für den Folientitel mindestens 28 Pt.
• 1,15 Zeilenabstand
  Wählen Sie einen großzügigen Zeilenabstand. Im Idealfall 1,5-fach oder Mehrfach mit mindestens 1,15 als Maß.
• Guter Kontrast
  Benutzen Sie eine schwarze oder andere dunkle Textfarbe auf einem hellen Hintergrund. Oder eine helle Schrift auf dunklem Hintergrund. Das Kontrastverhältnis zwischen Text und Hintergrund muss mindestens 4,5 : 1 betragen. Vermeiden Sie Verläufe und Text auf Hintergrundgrafiken.
• Keine Informationen nur durch Farbe vermitteln
  Wenn Sie Information durch unterschiedliche Farben vermitteln wollen, müssen Sie die Informationen noch durch eine andere Art kennzeichnen.
• Effekte
  Vermeiden Sie Effekte und zu viele visuelle Spielereien.

• Stichpunkte statt Sätze
  Benutzen Sie Stichpunkte und keine ganzen Sätze.
• Verständliche Begriffe
  Erklären Sie Fachausdrücke. Benutzen Sie einfache und bekannte Wörter.
• Keine Fremdwörter
  Versuchen Sie, deutsche Wörter zu verwenden.
• Erklären Sie Abkürzungen
  Wenn Sie Abkürzungen benutzen, erklären Sie diese.
• Optische Elemente müssen erklärt werden
  Besprechen Sie die Grafiken, Diagramme und andere optische Informationen ausführlich während der Präsentation.
• Video
  Beachten Sie, dass Videos mit Audioinformationen Untertitel benötigen. Bei Videos in denen wichtige Informationen nur gezeigt, aber nicht sprachlich beschrieben werden, müssen Sie diese Informationen sprachlich zusammenfassen und präsentieren.

Beim Veröffentlichen im Internet oder Versenden der Präsentation, ist folgendes zusätzlich zu beachten:

• Optische Elemente brauchen einen Alternativtext (Alt-Text)
  Grafiken, Bilder und Diagramme müssen einen Alt-Text haben. Der Text soll kurz und klar sein. Längere Erklärungen müssen im Fließtext sein.
• Video
  Videos mit Audioinformationen benötigen Untertitel. Bei Videos, in denen wichtige Informationen nur gezeigt, aber nicht sprachlich beschrieben werden, muss die visuelle Information textlich beschrieben werden.
• Audio
  Bei Audiodateien muss ein Transkript verfügbar sein.
• Meta-Informationen hinterlegen
  Öffnen Sie unter „Datei / Informationen“ rechts bei den Eigenschaften das Menü mit dem Ausklapp-Dreieck „Erweiterte Eigenschaften“. Hier müssen Informationen zum Titel, Autor und Betreff/Thema eingetragen werden. Im Betreff soll erklärt werden, worum es in dem Dokument geht.
• PowerPoint-Präsentation auf Barrierefreiheit prüfen
  Bitte führen Sie bei jedem Dokument eine Prüfung auf Barrierefreiheit durch.
  Sie finden diese Prüfung in PowerPoint unter „Datei / Informationen / Auf Probleme überprüfen / Barrierefreiheit überprüfen“ und auch im Menüband unter „Überprüfen / Barrierefreiheit überprüfen“.
  Wenn die Prüfung ausgeführt wurde, öffnet sich im rechten Bereich ein Fenster „Barrierefreiheitsprüfung”. Beheben Sie die Fehler, die Ihnen aufgezeigt werden, mit Hilfe der Angaben aus „Weitere Informationen” (unten rechts).